Solution
Réclamations et boîtes mail
Chaque message est lu, classé, accusé et suivi. Vous n'intervenez que pour décider.
Ce que fait l'agent
Votre boîte partagée reçoit des réclamations, des questions, des pièces et des relances. L'agent lit chaque message, ouvre un dossier quand il le faut, accuse réception et prépare les réponses. Vous décidez de ce qui part.
- Il écarte les rebonds, réponses automatiques et doublons avant toute action.
- Il classe chaque message : catégorie, résumé, urgence proposée, éléments manquants.
- Il ouvre un dossier avec une référence (par exemple REC-2026-000123) et envoie l'accusé de réception prévalidé.
- Il prévient le responsable par mail ou Telegram, avec un résumé et un lien vers le dossier.
- Il prépare la réponse à partir de vos instructions et de votre base validée ; elle part après validation.
- Il relance quand un délai approche, dans la limite que vous fixez.
Mail reçu
Un client écrit à reclamations@votre-entreprise (exemple).
Dossier ouvert
Référence attribuée, catégorie et urgence proposées.
Accusé envoyé
Réception constatée, référence, prochaine étape. Aucune promesse de délai.
Responsable notifié
Résumé sur Telegram ou par mail.
Réponse validée
Le texte exact est validé, puis envoyé.
Les garde-fous
Ce que l'agent ne fait jamais sans vous.
Jamais de reconnaissance de faute, de promesse de remboursement ni de délai inventé.
Un seul accusé par dossier ; plafonds par expéditeur et par période contre les boucles.
Ce qui engage l'entreprise attend une validation liée au texte exact.
Les modèles de cette famille
Statut affiché tel qu'il est aujourd'hui. Aucun modèle ne s'active depuis ce site : l'activation se fait dans votre espace, après test.
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Gestion des réclamations de bout en bout
De la réception à la clôture : dossier, accusé, notification du responsable, réponse validée, relances et rapport.
Disponible Classe M Modèle phareVoir la fiche -
Accusé de réception intelligent
Chaque message reçu obtient un accusé avec sa référence et la prochaine étape, sans promesse de délai.
Disponible Classe SVoir la fiche -
Réponses aux questions fréquentes sur base validée
L'agent répond aux questions courantes uniquement à partir des documents que vous avez validés, et transmet le reste.
Disponible Classe MVoir la fiche -
Demande automatique des pièces manquantes
L'agent repère les pièces absentes d'un dossier et les demande poliment, avec une relance plafonnée.
Disponible Classe MVoir la fiche -
Détection des urgences et des clients prioritaires, escalade
Les messages urgents ou venant de clients prioritaires sont signalés tout de suite à la bonne personne.
Disponible Classe SVoir la fiche -
Résumé quotidien d'une boîte partagée
Chaque matin, un résumé de la boîte partagée : volume, priorités, relances en attente.
Disponible Classe SVoir la fiche -
Tri, étiquetage et routage vers les équipes
Chaque mail est classé, étiqueté et dirigé vers la bonne équipe.
Disponible Classe SVoir la fiche -
Relances clients et internes plafonnées
Des relances programmées, avec un nombre maximal et une période de calme, pour suivre sans harceler.
Disponible Classe SVoir la fiche -
Prise en charge hors horaires
Hors horaires, le client est informé de la prochaine plage ouverte et sa demande est enregistrée.
Disponible Classe SVoir la fiche -
Extraction des commandes et demandes de devis reçues par mail
Les commandes et demandes de devis reçues par mail sont extraites dans un tableau structuré.
Disponible Classe MVoir la fiche -
Suivi des factures fournisseurs reçues (extraction, échéances)
Fournisseur, montant et échéance sont extraits de chaque facture reçue ; les échéances sont rappelées.
Disponible Classe MVoir la fiche -
Traduction français/anglais des échanges avec validation
Les échanges en anglais sont traduits ; les réponses en anglais sont validées avant envoi.
Disponible Classe SVoir la fiche
Aucune automatisation ne correspond à ces filtres.
Voyez l'agent travailler sur des données fictives
Une démonstration guidée, sur un flux proche du vôtre. Sans engagement.